Debiteuren > Tips en vuistregels

 

 

De schade die een onderneming kan lijden door niet of slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen, wordt vaak onderschat. Een solide debiteurenbeleid kan de schade aanzienlijk beperken. 

Tips en vuistregels voor het omgaan met debiteuren:

  • Maak voor u zelf helder wanneer u herinneringen en aanmaningen verstuurt. Wijk niet van deze termijn af.
  • Gebruik een standaard herinnering en aanmaning.
  • Zet niet “eerste herinnering” of iets dergelijks boven uw brief; dit impliceert dat er ook nog een tweede komt.
  • Bel eenmaal na een herinnering. Zo kunt u wellicht achterhalen wat de reden van non-betaling is. Blijf niet bellen; zo geeft u uw debiteur alleen maar meer redenen om met smoezen te komen.
  • Definieer intern glashelder wie bevoegd is tot het maken van betaalafspraken of betalingsregelingen. Op die manier krijgt een debiteur niet de mogelijkheid zich tussen bijvoorbeeld de afdeling verkoop en de debiteurenafdeling te manouvreren.
  • Indien er betaalafspraken gemaakt worden, bevestig deze dan altijd schriftelijk, waar mogelijk per fax. Hou deze termijnen extra scherp in de gaten. Bij niet-nakoming de vordering uit handen geven en daarvoor ook waarschuwen in uw brief.
  • Wacht na een laatste aanmaning niet te lang met het uit handen geven van een vordering; u verliest uw geloofwaardigheid dan niet en bovendien wordt de kans op incasso niet onnodig verkleind.
  • Stel elke week uw prioriteiten; kijk daarbij naar de hoogte van de vordering; geruchten in de markt, de branche waarin uw debiteur werkzaam is en eerdere ervaringen.

Besteed u debiteurenbeheer liever uit? Neem gerust contact met ons op. Wij doen er alles aan om uw debiteur te laten betalen.

De wet biedt schuldeisers verschillende middelen om aan hun geld te komen. Zorg ervoor dat uw eigen debiteurenbeleid niet botst met de wetgeving. De belangrijkste zaken zetten we hieronder voor u op een rij.

Sommeren
Als een klant zijn verplichtingen niet nakomt, kunt u hem 'sommeren'. Dit kan door hem in een aanmaning of herinnering duidelijk te melden dat hij in gebreke blijft. Het is aan te raden om deze brief aangetekend te versturen. Omdat hier nogal wat haken en ogen aan zitten, verdient het aanbeveling om een specialist deze sommatie te laten schrijven. Wij voorzien u hierin graag van deskundig advies.  

Dagvaarden
De meeste betalingsachterstanden worden voldaan na de eerste sommatie van een incassobureau. Als dit niet gebeurt, dan schakelen wij de rechter in. We stellen een dagvaarding op, waarin staat wat u eist en waarom. Vervolgens bezorgt de deurwaarder de dagvaarding bij de tegenpartij. Dit wordt in juridische taal 'een exploit uitbrengen' genoemd. De gedaagde partij is niet verplicht om voor de rechter te verschijnen. Maar bij verstek staat de eisende partij altijd sterker. De rechter wijst dan gewoonlijk de vordering toe.

Kantonrechter
Voor een bedrag onder de € 5000,00 kunt u terecht bij de kantonrechter. Dit bedrag is de hoofdsom inclusief de rente en buitengerechtelijke kosten. Wij kunnen voor u optreden. Het is niet verplicht om een advocaat in de arm nemen.

Rechtbank
Vorderingen boven de € 5000,00 worden door de rechtbank behandeld. U bent dan verplicht om een procureur in te schakelen. We nemen een dergelijke zaak graag voor u in behandeling. Gezien onze afspraken met een procureur kunnen we dit eenvoudig voor u afwikkelen.
 
Tenuitvoerlegging van een vonnis
Het vonnis van de rechter moet worden uitgevoerd. Eerst wordt de tegenpartij gevraagd om het vonnis vrijwillig na te komen binnen een redelijke termijn. Gebeurt dit niet, dan komt er een deurwaarder aan te pas. Via de deurwaarder is er de mogelijkheid om dwangmiddelen in te zetten, zoals beslaglegging en faillissementsaanvraag.

Algemene voorwaarden
Het is raadzaam om een standaarddocument met algemene leverings- en betalingsvoorwaarden op te stellen. Hierin staat op welke voorwaarden u een product of dienst levert aan uw klant. Daarnaast worden hierin de incassobedingen en betalingstermijnen vermeld. Algemene voorwaarden werken preventief en kunnen moeilijkheden in een later stadium voorkomen. U dient de voorwaarden wel vooraf aan de klant kenbaar te maken. U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Dit is echter geen vereiste. Van belang is dat u de voorwaarden op de juiste wijze hanteert. Wij geven u graag advies over dit onderwerp. 

Opschortingsrecht
U levert een dienst of een product en uw klant betaalt daarvoor. Als de klant zijn deel van de overeenkomst niet nakomt, dan kunt u gebruik maken van het opschortingsrecht. Dit houdt in dat u de levering van de dienst of het product uitstelt totdat de klant heeft betaald. We begrijpen dat dit echter niet in iedere branche even gemakkelijk gaat.
De wet stelt dat de opschorting, rekening houdend met alle omstandigheden, redelijk en billijk moet zijn.

Eigendomsvoorbehoud
Het eigendomsvoorbehoud is een beding dat veelal in uw algemene leverings- en betalingsvoorwaarden voorkomt. Hiermee geeft u vooraf aan dat u eigenaar blijft van het geleverde product, totdat de koopprijs is voldaan.